Sviðsmynd #1: Vefstofa (Allir þátttakendur sitja hver við sína tölvu)

Þessi texti er í vinnslu 😉

Ætli einfaldasta notkun á fjarfundakerfi eins og Adobe Connect sé ekki svo kölluð vefstofa, málstofa sem fer fram yfir vefinn. Þá mætast málstofugestir og taka þátt hver í gegnum sína tölvu eða snjalltæki. Þessi uppsetning er einföldust fyrir fundarstjórann að því leiti að hann eða hún getur einbeitt sér að öllum þátttakendum jafnt, þeir eru allir á skjánum. Málið verður flóknara þegar hluti þátttakenda er á sama stað og fundarstjóri og einhverjir taka þátt í gegnum fjarfundakerfið.

ACVefstofa2
Kostir við þessa uppsetningu eru
  • Fundarstjóri getur einbeitt sér að öllum þátttakendu jafnt, þeir birtast allir á skjánum
  • Fundargestir upplifa að þeir standa allir jafnfætis og hafa jafna möguleika á að fylgjast með og takka þátt (stundum finnst þátttakendum sem fylgjast með atburði sem á sér stað í kennslustofu og þeir taka þátt í gegnum fjarfundabúnað að þeir séu útundan og nái minna sambandi við atburðinn en ella)
  • Tæknin getur verið aðeins einfaldari. Bestum árangri nær maður með því að nota vefmyndavél sem er á flestum fartölvum og snjalltækjum og heyrnartól með hljóðnema. Þá skapast engin vandamál með bergmál í hljóðkerfinu.

AC-Spjaldtolva2

Hvernig framkvæmir maður vefstofu?
1) Uppröðun í fundarherberginu
Þegar maður býr til fundarherbergi í Adobe Connect verða sjálfkrafa til fjórar uppraðanir á skjánum. Þær henta vel fyrir slíka fundi. Gott dæmi er þessi hér fyrir neðan. Þar er gott pláss fyrir mynd af 5 – 20 þátttakendum. Textabox (Pod) t.d. fyrir dagskrá, svæði fyrir glærur eða til að deila skjá, þáttakandalisti og spjall svæði.
AC-Skjar-VideoConf
Vilji maður skrifa fundargerð á meðan á fundi eða vefstofunni stendur hentar uppröðun sem inniheldur fleiri textabox og jafnvel box fyrir nafnlausa atkvæðagreiðslu eða til að kanna viðhorf:
AC-Skjar-Discussionf
Fundarstjóri getur svo raðað “verkfærum” sem heita “Pod” í forritinu að villd og jafnvel búið til nýjar tilbúnar uppraðanir.
2) Fundarboð
Til þess að boða þátttakendur á vefstofuna þarf að birta þeim slóð í fundarherbergið.
Leiðin þangað er
  • um slóðina c.deic.dk inn í stjórnborð Adobe Connect
  • í skjámynd sem heitir “Meetings”
  • velja þar herbergið sem á að nota og
  • afrita þaðan slóðina í herbergið og
  • skeyta (paste) slóðinni t.d. í
    • tölvupóst til þátttakenda
    • á vef námskeiðsins í Moodle, Uglu, WordPress…
    • í facebook hóp námskeiðsins
Mikilvægur undirbúningur
það er ávalt rétt og nauðsynlegt að:

  1. senda þátttakendum slóð í þessa síðu: leiðbeiningar fyrir fundarherbergið og
  2. að setja þessar leiðbeiningar í sérstakt textabox á fyrstu skjámynd fundarins
  3. benda þátttakendum á að mæta c.a. 10 mínútum fyrir uppgefinn fundartíma til að tryggja að tæknin virki.
3) Framkvæmd fundarins
Byrjun
Það er gott að reikna með að þátttakendur séu að koma inn í fundarherbergið í einhvern tíma. Þá er kjörið að vera viðstaddur og sýnilegur til að taka á móti þátttakendum og bjóða þá velkomna. Sumir gætu þurft á aðstoð með hloðnema eða myndavél.
Kjörið er að nota spjall reitinn til að skrifast á við nýja þátttakendur sem koma inn í fundarherbergið, og nota svo hljóðið.
Þá er og sniðugt að hafa eitthvað verkefni sem tengist viðfangsefni atburðarins sem þátttanedur geta unnið við á meðan fundurinn er að fara af stað.
  • Spurning í spjall glugganum:
    • Hvaða reynslu hefur þú af viðfangsefni dagsins
    • Hvernig gekk að lesa námsefnið fyrir daginn
    • Hvað finnst þér skipta máli þegar xxx (eitthvað úr námsefninu9
  • Þankahríð á Whiteboard með svipaðar spurningar
  • Merkja staðsetningu sína á kort
Þátttakendur kynna sig
Það fer eftir fjölda þátttakenda hvaða leið hentar til að láta þátttakendur melda sig til leiks í upphafi. En það er nokkuð ljóst að ef það er markmið skipuleggjanda að þátttakendur taki þátt með hljóðnema og í mynd, þá er best að hjálpa þátttakendum yfir feimnismúrinn strax í upphafi.
Ef allir eiga að vera virkir
  • Biðjið alla að vera í mynd og melda sig til leiks með því að segja frá sér á einhvern hátt
  • Ef þátttakendur eru margir er best að láta þá skrifa eitthvað um sjálfa sig í spjallborðið
  • 1-2 og allir: Það má biðja þátttakendur um að skrifa niður svar við spurningu sem tengist viðfangsefni fundarins, skipta þeim svo niður í sér fundarherbergi 2 og 2 eða 3 og 3 í um 5 mínútur og kalla alla saman aftur og fá þátttakendur til að segja frá niðurstöðu umræðunnar og kynna sig til leiks í leiðinni.
Fundur hefst
Í seinasta lagi hér ætti að kveikja á upptöku (ef það er ætlunin að taka upp)
  • Meeting – Record meeting
Innihald
Sumar vefstofur snúast um að kennari, gestur eða þátttakandi geri grein fyrir vinnu sinni með viðfangsefni dagsins.
Efni kynnt á vefstofu
  • Þá getur verið gagnlegt að gera myndina af frummælanda stærri og hinar minni. Það er gert með því að smella á mynd af stórum reit með mörgum litlum fyrir neðan á hægri kanti nafnstiku myndaboxins (Camera and Voice):
    AC-Video-stilling
  • Viðkomandi gæti viljað sýna glærur eða annað efni, þá notar maður “Share” pod / kassann og velur “Share Document” og hleður upp glærukynningu
  • Viðkomandi getur líka keyrt kynningu á sinni eigin tölvu (Powerpoint, Prezi, MindManager…). Þá þarf hann/hún að deila skjánum sínum með hinum þátttakendum: “Share my screen”
  • Tækniráð: Gott er að biðja þatttakendur um að slökkva á hljóðnema á meðan á kynningu stendur
Þegar þátttakendur sitja hver við sína tölvu, getur verið ýmislegt sem truflar þá. Það getur verið umhverfið, Facebook eða tölvupósturinn 😉 Þess vegna er alveg þess virði að brjóta kynningu upp í styttri einingar og bjóða upp á spurningar og umræður inni á milli. Slíkt getur hjálpað þátttakendum að fylgjast með, halda þræði og vera virkir á vefstofunni.
Efni kynnt fyrir vefstofu
Stundum getur verið betri nýting á tíma þátttakenda að þeir hlusti á upptöku af fyrirlestri / kynningu fyrir vefstofuna og sameiginlegur tími þátttakenda á línunni notaður í umræður.
  • ==> Þá skiptir miklu máli að það sé alveg skýrt og allir vita að þeir eiga að hlutsta, lesa eða vinna tiltekna vinnu áður en þeir mæta á vefstofuna. (Annars er hætta á að sumir mæti óundirbúnir… með þekktum afleiðingum)
Umræður
Það fer eftir fjölda á vefstofunni hvernig maður skipuleggur umræður.
  • Þátttakendur geta skrifað spurningar og athugasemdir á spjallborðið meðan á kynningu stendur
  • Fundarstjóri getur beint spurningu til allra þátttakenda eftir erindið og þátttakendur svara annað hvort skriflega eða munnlega, t.d. með því að grípa einfaldleg orðið eða með því að “rétta upp hönd” og fundarstjóri gefur þeim orðið.
  • Það er hægt að skipta hópnum í minni hópa sem ræða málin og koma síðan til baka og gefa skýrslu og umræðan heldur svo áfram í öllum hópnum.
  • Fleiri hugmyndir um úrvinnslumöguleika verða birtir á vefnum síðar.
Endir
Í lokin þarf að muna eftir að kveðja þatttakendur
Það er hægt að bjóða þátttakendum um að meta atburðinn með n.k. viðhorfskönnun (Poll)
Gott er að minna á hvenær næsti fundur hópsins verður
Þá er rétt að muna eftir að slökkva á upptöku
==> Lestu hér um fleiri sviðsmyndir
Meiri leiðbeiningar:
Slóðir í meira efni: